Wat we hebben bereikt

Geen conceptpresentaties, maar toepassingen die in gebruik zijn. Hieronder staat per opdracht wat het probleem was, wat we bouwden en wat het opleverde.

Ministerie van Defensie

Een werkomgeving waarin de organisatie zelf AI-toepassingen bouwt

Vier toepassingen op een gedeelde basis met kaders, bouwstenen, sjablonen en kennis

Het vraagstuk

Binnen een grote organisatie liggen talloze processen die met AI sneller kunnen. Losse tools inkopen lost dat niet op: elk team krijgt dan zijn eigen oplossing, zonder gedeelde kaders voor omgang met gegevens en zonder dat kennis zich opstapelt.

Wat we bouwden

Een reeks toepassingen die elk een concreet knelpunt wegnemen, plus een gedeelde basis waarmee de organisatie zelf verder bouwt. Denk aan verslaglegging van overleggen, portfoliobeheer, procesmodellering en documentverwerking. De gedeelde basis legt vast hoe zo'n toepassing eruitziet, welke kaders gelden en welke bouwstenen herbruikbaar zijn.

Waarom dit werkt

Doordat de kaders in de basis zitten en niet in de hoofden van de bouwers, kan een volgende toepassing sneller en veiliger worden gemaakt dan de vorige. De organisatie is niet afhankelijk van ons om door te bouwen. Dat is precies het model dat we ook bij kleinere opdrachtgevers toepassen, alleen op een andere schaal.

De toepassingen uit die suite

Wat elk onderdeel doet, wie het gebruikt en wat het oplevert. Bij elkaar ruim 4.000 uur per jaar.

Vergadertool

Agenda's uit een vast sjabloon, aanwezigheid, besluiten en actiepunten met meerdere eigenaren. Na afloop rolt het verslag uit het transcript, inclusief de acties die erin zijn afgesproken.

Gebruik150 deelnemers aan vaste overleggen

Wat het oplevert40 minuten minder uitwerktijd per overleg, ruim 1.500 uur per jaar
Notulist

Opname of transcript erin, een verslag met kopjes eruit, met export naar Word en pdf. Verslagen blijven per map bij elkaar staan, zodat je een half jaar later nog terugvindt wat er is besloten.

Gebruik80 medewerkers die zelf verslagen maken

Wat het oplevertEen uur schrijven werd tien minuten nalopen, ongeveer 300 uur per jaar
Portfolio- en capaciteitssturing

Projecten met een businesswaarde-score, capaciteit per kwartaal uitgesplitst naar bureau en rol, voortgang op stoplicht, en een planning op de mijlpalen die echt in de agenda staan.

Gebruik25 leidinggevenden, tientallen projecten, 55 fte aan capaciteit

Wat het oplevertKwartaalplanning van twee weken naar een middag, ongeveer 250 uur per jaar
Procesmodellering

Je beschrijft het proces in gewone taal en er komt een BPMN-plaat uit die de eigen modelleerconventies volgt. Eerdere modellen staan in een bibliotheek, zodat een variant niet opnieuw getekend hoeft te worden.

Gebruik100 leidinggevenden die hun bedrijfsvoering vastleggen

Wat het oplevertVastleggen ging van drie dagen naar een paar uur per proces, ruim 2.000 uur per jaar
Mailassistent

Leest de postbus uit, bouwt er een doorzoekbaar archief van en levert elke ochtend de acties van die dag, met een concept-antwoord erbij. Verstuurt niets zelf; jij houdt de knop.

GebruikManagers met een postbus van duizenden berichten

Wat het oplevertDrie kwartier per dag minder zoeken en voorsorteren, ruim 150 uur per jaar per gebruiker
Gedeelde basis

De kaders, bouwstenen en sjablonen waar bovenstaande toepassingen op staan. Een volgende toepassing begint niet bij nul en voldoet vanaf de eerste regel aan dezelfde regels voor omgang met gegevens.

GebruikZes toepassingen op dezelfde basis, samen ruim 17.000 regels code

Wat het oplevertEen nieuwe toepassing staat er in dagen in plaats van maanden

Meer uitwerkingen volgen. Wil je weten of we iets vergelijkbaars voor jouw situatie hebben gedaan, vraag er dan naar in de kennismaking.